Archivierung analoger und digitaler Inhalte

Während wir mit dem Dokumentenmanagementsystem den Fokus auf Beginn und Mitte des Lebenszyklus unserer Akten legen, beschäftigen wir uns mit deren Ende im Rahmen der Archivierung.

Sowohl analoge als auch digitale Akten gelten nur bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist als Schriftgut. Mit dem Erreichen dieser Frist – sei sie gesetzlich oder intern geregelt – wird jede Akte ausgesondert und entsprechend ihrer Bewertung entweder kassiert (vernichtet / gelöscht) oder archiviert (dauerhaft aufbewahrt). Das verbleibende Schriftgut wird zu Archivgut und dient im Sinne des Landesarchivgesetztes MV (LArchivG M-V §1 Abs. 2) „der Forschung und Bildung, der Verwaltung und Rechtssicherung.“ Zudem bewahrt das Archivgut das Gedächtnis unserer Hochschule und gibt Einblicke in die Entstehung und Entwicklung der Einrichtung.

Spätestens seit 2015 ist die Gründung eines hauseigenen Archivs Thema in der Hochschule Neubrandenburg. Neu beflügelt wurde das Vorhaben nun durch zwei aktuelle Herausforderungen: zum einen erreichen mit dem 30. Hochschulgeburtstag heute zahlreiche Akten der Gründungsphase ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist, es muss also über deren Verbleib entschieden werden. Und zum anderen bedarf es für die Produktivnahme des Dokumentenmanagementsystems eines grundlegenden Lösch- und Archivierungskonzept – zumindest für die digitalen, besser noch für sämtliche Unterlagen.

Im Rahmen von FORM – focus on records management wird in Ergänzung des Archiv-Nutzungsplans demzufolge ein umfassendes Lösch- und Archivierungskonzept erarbeitet.

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