Das Dokumentenmanagementsystem

Im zustängigen Dezernat für Finanzen werden Eingangsrechnungen seit 2019 elektronisch verarbeitet. Die Sachbearbeitung importiert die eingehenden analogen und mit einem Barcode versehenen Rechnungsdokumente via Scanstrecke in das DMS. Eine Schnittstelle zum Buchungssystem ermöglicht von hier die Weiterverarbeitung relevanter Daten. Ebenso werden digitale Eingangsrechnungen (z.B. als E-Mail-Anhänge empfangene PDF-Dateien; XRechnungen) im DMS abgelegt und deren Inhalte per Schnittstelle übergeben.

Neben verschiedenen Fallaktenlösungen bietet das DMS in seinem Kern eine umfassende Lösung für Sachakten, also all jene Dokumente und Akten, die nicht massenhaft in gleicher Form erzeugt oder mittels Fachverfahren bearbeitet werden. Ausgangspunkt für die strukturierte Ablage von Sachakten sind ein guter Aktenplan und der feste Dreischritt von Akte - Vorgang - Dokument. An diesem Grundsatz ausgerichtet, gelingen die ordnungsgemäßige Anwendung von Aktenzeichen, das Berechtigungs- sowie das Aussonderungskonzept

Seit Herbst 2022 führen wir eine hochschulweite Vertragsinventur durch, die eine umfangreiche Darstellung aller Vertragsakten und -dokumente im DMS zum Ergebnis hat. Mit der digitalen Zusammenführung der Unterlagen werden ein zügiges, ressortübergreifendes Arbeiten an gemeinsamen Inhalten und das unkomplizierte Filtern (z.B. nach Vertragsart, Laufzeit, Umsatzsteuerpflicht etc.) möglich. Vorgesehen ist die Erweiterung des Vertragswesens im DMS ab 2023, um auch die Erstellungs-, Bearbeitungs- und etwaige Kündigungs-prozesse nach den Regeln der Aktenführung digital abbilden zu können.

Sitzungen verschiedener Gremien sind für die Entwicklung der Hochschule essentiell. Damit diese regelmäßigen Austausch- und Beschlussveranstaltungen auch digital vorbereitet, durchgeführt und nachvollziehbar gehalten werden können, führen wir im DMS das Sitzungsmanagement ein. Seit Sommer 2022 haben alle Hochschulangehörigen lesenden Zugriff auf sämtliche Rektoratsprotokolle (seit Beginn 1994), das Rektorat zudem Vollzugriff auf alle zugehörigen Unterlagen. Derzeit werden sowohl die gleichartige Verfügbarkeit der Protokolle/Unterlagen vergangener Senatssitzungen, als auch die Umsetzung von Berechtigungen (z.B. für Beschlussvorlagen) vorbereitet