Speicher / Archivierung (Thunderbird)

Mitarbeitende an der Hochschule Neubrandburg verfügen über jeweils 4 GByte Platz für E-Mails (für alle Ordner wie 'Inbox', 'Gesendet', 'Papierkorb' usw.). Die Anzahl ist nicht beschränkt, d.h. bei durchschnittlicher Größe sind das i.d.R. einige tausend E-Mails.
Der Ordner 'Inbox' ist übrigens vergleichbar mit Ihrem analogen Briefkasten, aus dem Sie vermutlich Ihre Post entnehmen und bearbeiten, nicht jedoch 'lagern' oder gar 'archivieren'.

Falls Sie an Speichergrenzen stoßen, hier einge  allgemeine Empfehlungen zum 'sparsamen' Umgang:

  • Heben Sie nur relevante E-Mails auf, auch im Ordner 'Gesendet';
  • Anhänge können in E-Mail-Clients wie bspw. Thunderbird abgetrennt und separat gespeichert oder gelöscht werden;
  • Bearbeiten Sie E-Mails zeitnah, auch in Stresssituationen - bevor der 'Berg' ungelesener/unbearbeiteter E-Mails Sie erschlägt;

 

E-Mails, die operativ nicht mehr benötigt werden, können archiviert werden? Dafür gibt es gute, teilweise kostenpflichtige E-Mail-Archivierungs-Apps. Achten Sie darauf, dass diese natürlich NICHT auf dem Server archiviert werden, denn das ist nicht Platz sparend.

Aufwendigerer, dafür transparenter: Alle zu archivierenden E-Mails in einen dafür angelegten E-Mail-Ordner und diesen dann aus dem E-Mail-Speicher heraus zu verschieben.
Zur Erklärung: E-Mail-Ordner in Thunderbird sind normale Dateien. Sie können diese in ein Verzeichnis Ihrer Wahl auf dem PC/im Netz verschieben, komprimieren, ggf. späteren reaktivieren. Denn diese Datei wird von vielen E-Mail-Clients als E-Mail-Ordner erkannt und richtig dargestellt.
Selbst wenn das irgendwann nicht mehr zutrifft: Mit jedem Texteditor könenn Sie den Dateiinhalt lesen. (Das betrifft den Textteil der E-Mail, jedoch nicht unbedingt die Anhänge (ein weiterer Grund, Anhänge separat zu speichern).)

Wenn Sie die folgende Anleitung nutzen wollen, machen Sie unbedingt vorher einen Probelauf, inklusive Reaktivierung!
Gern schauen Sie auch diesen Film - eine Beispielarchivierung der Mails des Jahres 2008.

Anlegen des Archivs

  1. Festlegen des Dateiverzeichnisses (ggf. neu anlegen) für die Anhänge auf dem PC, beispielsweise auf der Festplatte D:\Mail_Archiv\Anhaenge
    (Achtung: Die Information über den Speicherort und der Anhangs-Name stehen in der E-Mail! Das Verzeichnis sollte also nicht mehr verschoben werden.)
  2. Öffnen des E-Mail-Programms und Anlage eines Ordners im E-Mail-Client im Bereich 'Lokale Ordner', bspw. MAILS_2017.
  3. Verschieben(!) aller zu archivierenden E-Mails in diesen Ordner.
  4. Trennen Sie ggf. die Anhänge ab, speichern sie in das Verzeichnis D:\Mail_Archiv\Anhaenge) - falls nicht sogar die Löschung des Anhangs möglich ist.
  5. Komprimieren der Ordner des ‚Archivkontos’ im E-Mail-Client (‚Datei‘ -> ‚Alle Ordner des Kontos komprimieren‘)
  6. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem der E-Mail-Client die Daten ablegt (die Informationen darüber finden Sie unter ‚Extras‘ -> ‚Konten-Einstellungen‘ -> ‚Server-Einstellungen‘ – ‚Lokaler Ordner‘) und suchen Sie auf dem PC dieses Verzeichnis. Dort sollten Sie die Datei MAILS_2017 finden.
  7. Thunderbird schließen
  8. Verschieben Sie die Datei MAILS_2017 in das Verzeichnis D:\Mail_Archiv\
  9. Thunderbird kann wieder geöffnet werden…

Reaktivieren des Archivs

  1. Thunderbird schließen
  2. Kopieren/Verschieben Sie die Datei D:\Mail_Archiv\MAILS_2017 in das Verzeichnis, in dem der E-Mail-Client die Daten ablegt (‚Extras‘ -> ‚Konten-Einstellungen‘ -> ‚Server-Einstellungen‘ – ‚Lokaler Ordner‘).
  3. Öffnen Sie Thunderbird, klicken Sie auf den Ordner MAILS_2017
  4. Der Index wird neu angelegt (kann je nach Umfang des Archivs einige Zeit dauern), danach sollten alle E-Mails wieder zu sehen sein.