Speicher / Archiv

Mitarbeitende an der Hochschule Neubrandburg haben 4 GByte Speicherplatz für E-Mails - alle Ordner inkl. 'Inbox', 'Gesendet', 'Papierkorb' usw..
Die Anzahl ist unbeschränkt (bei durchschnittlicher Größe sind das i.d.R. einige (zig-)tausende E-Mails).
Der Ordner 'Inbox' ist vergleichbar mit Ihrem 'analogen' Briefkasten (dienstliche, privat). Aus dem Sie Ihre Post entnehmen, bearbeiten; diesen jedoch nicht als 'Lager' oder gar 'Archiv' nutzen (das gilt analog für den Ordner 'Gesendet' - auch dafür gab es 'früher' eine analog Entsprechung ;-)).

Bitte bedenken Sie: Es kann eine Situationen eintreten, in der andere Menschen sich um Ihren E-Mail-Account kümmern müssen. Das wird denen leichter fallen, wenn sie ein geordnetes, nicht-chaotisches, Arbeitsfeld vorfinden.

Falls Sie an Speichergrenzen stoßen, helfen Ihnen mglw. diese Tipps:

• Heben Sie nur relevante E-Mails auf (auch im Ordner 'Gesendet');
• Anhänge können in E-Mail-Clients (bspw. Thunderbird) abgetrennt und separat gespeichert/gelöscht werden (mit/ohne Speicherung des Bezugs auf den Anhang);
• Bearbeiten Sie Ihre E-Mails zeitnah, auch in Stresssituationen! Bevor der 'Berg' ungelesener/unbearbeiteter E-Mails Sie erschlägt. Erfahrungsgemäß macht das Aufschieben von Aufgaben die Situation eher schlimmer (Stichwort Prokrastination).

E-Mails, die operativ nicht mehr benötigt werden, können archiviert werden?
Es gibt gute (z.T. kostenpflichtige) E-Mail-Archivierungs-Apps. Achten Sie darauf, dass Sie diese NICHT auf dem Server archivieren - das 'spart' keinen Platz.
Die APPs sollten kompatibel zu der von Ihnen genutzten Technik/den Programmen sein und auch in 'x' Jahren die Reaktivierung erlauben.

Relativ einfach: Zu archivierende E-Mails in den Bereich 'Lokale Ordner' (kann umbenannt werden) verschieben. Die Ordnerstruktur können Sie selbständig festlegen! ACHTUNG: Dies sollten Sie nur machen, wenn Ihr E-Mail-Profil auf einem Netzlaufwerk (bspw. H:\) liegt, das gesichert wird inkl. der 'Lokale Ordner'! Ihr Speicherplatz auf Ihrem Home-Laufwerk wird verringert, jedoch ist Datenverlust ausgeschlossen. Um das zu klären, sprechen Sie bitte ggf mit Ihrem zuständigen Administrator.