Die 'Automatische Abwesenheitsmeldung' birgt von Nutzenden nicht beeinflussbare technische und organisatorische Gefahren. Nutzen Sie möglichst andere Möglichkeiten der Vertretungsregelung, bspw. die Freigabe der E-Mail-Box(en).

Sinnvoll kann ebenfalls die Erteilung einer Vollmacht sein für den Fall Ihres ungeplanten Ausfalls.
 

Abwesenheitsmitteilung (AM) - Organisatorische Gefahren

• Durch die von Ihnen nur persönlich einstellbare AM werden ungeplante Abwesenheiten (bspw. Erkrankung) nicht abgedeckt - was durch die Freigabe von E-Mail-Boxen gewährleistet ist.
• Sollten während einer geplanten (oder ungeplanten) Abwesenheit aus zwingenden dienstlichen Gründen Zugriffe auf Ihre E-Mail-Inhalte notwendig sein, muss ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess (Thema: DSGVO) angestoßen werden. Sie verlieren damit die Hoheit über Ihr E-Mail-Konto - was durch die Freigabe von E-Mail-Boxen vermieden wird.
• Da nicht sichergestellt ist, dass Absendende die Vertretung (falls genannt) kontaktieren bzw. bis zu Ihrem Urlaubsende warten, können der Hochschule durch Fristversäumnisse Schäden entstehen, die Reputation der Hochschule sinkt.
• Sind in der E-Mail weitere Empfangende eingetragen (CC: oder BCC), erfahren diese nichts von Ihrer Abwesenheit/AM.
• Wenn Sie Vertretende benennen: Ob diese kontaktiert wurden, ob und wie sich diese kümmerten? Das erfahren Sie nicht, sondern müssen nachfragen, ggf. ist aber nun Ihre Vertretung im Urlaub (möglich auch: Sie fragen zur Klärung bei Absendenden nach - leider abwesend, schickt Ihnen eine AM...).
• Social Hacking wird erleichtert, Kriminelle erfahren von unbesetzten Büros.
• Der Hochschul-Maildienst bietet alles technisch Notwendige zur Abbildung von Vertretungsregelungen (Analogie: 'normale' Post) und wird in einigen Bereichen durch Freigaben erfolgreich gelebt.
• Bedenken Sie auch Ihre persönliche Sicherheit: Sollen 'Spammer' (oder andere, Ihnen völlig unbekannte, Ihnen nicht unbedingt gewogene Menschen) automatisiert erfahren, dass Sie abwesend sind (ggf. Ihr Büro, Ihre Wohnung ohne Aufsicht), wann Sie geplant wiederkommen, wer Sie vertritt?
• Unkontrolliert wird offenbart, welche realen Personen (inkl. E-Mail-Adressen, Telefonnummern etc.) Ämter/Funktionen innehaben bzw. Mitglieder von Mailing-Listen sind.
• Angreifer nutzen gezielt Abwesenheiten aus, um Mitarbeitende mit vermeintlichen Vorgesetzten-Identitäten unter Druck zu setzen;
• Eher heiter, leider mit ernstem Hintergrund: Sie haben sicher auch schon AM's mit amüsanten Inhalten bekommen. Oder: Die Rücknahme der AM wurde versäumt. Oder: MA sind gar nicht mehr im Unternehmen tätig - usw.usf..
   

Abwesenheitsmitteilung - Technische Gefahren:

• Hochschulweit wirkende Spamfilter werden 'ausgetrickst', denn Sie selbst 'antworten' ja! Es entsteht eine direkte Kommunikationsbeziehung zwischen Ihnen und Spammern (PS: Damit ist Ihre E-Mail-Adresse 'verifiziert', d.h. 'veredelt' und kann auf dem Spammer-E-Mail-Adressen-Markt gewinnbringender verkauft werden!
  Unerwünschter Nebeneffekt: Sie erhalten künftig noch mehr SPAM!
• 'Autofunktionen' verursachen bspw. E-Mail-Lawinen (Endlosschleifen) und Aufwand bei der Bearbeitung der Beschwerden (bspw. verursacht durch Antworten auf Mailinglisten....);