Automatische Abwesenheitsmeldung/out of office/vacancy

Ab 1. Oktober 2020 können Sie für Ihr persönliches E-Mail-Konto für den durch Sie festgelegten Zeitraum eine Abwesenheitsmeldung freischalten. E-Mails an Sie werden nach Aktivierung unmittelbar mit dieser Abwesenheitsmeldung an Absendende beantwortet (Hinweise zur Einstellung finden Sie rechtzeitig an dieser Stelle).

Funktions- und Studierende-E-Mailkonten sind von der Möglichkeit einer E-Mail-Abwesenheitsmeldung ausgeschlossen.

Beachten Sie bitte:

Risiken und Nebenwirkungen

Risiken und Nebenwirkungen

Die 'Automatische Abwesenheitsmeldung (AM)' birgt von Nutzenden nicht beeinflussbare technische und organisatorische Gefahren. Nutzen Sie möglichst andere Möglichkeiten der Vertretungsregelung, bspw. die Freigabe der E-Mail-Box(en).

Sinnvoll kann ebenfalls die Erteilung einer Vollmacht sein für den Fall Ihres ungplanten Ausfalls.
 

AM - Organsatorische Gefahren

  • Durch die von Ihnen nur persönlich einstellbare AM werden ungeplante Abwesenheiten (bspw. Erkrankung) nicht abgedeckt - was durch die Freigabe von E-Mail-Boxen gewährleistet ist.
  • Sollten während einer geplanten (oder ungeplanten) Abwesenheit aus zwingenden dienstlichen Gründen Zugriffe auf Ihre E-Mail-Inhalte notwendig sein, muss ein sehr komplexer und zeitaufwändiger Prozeß (Thema: DSGVO) angestoßen werden. Sie verlieren damit die Hoheit über Ihe E-Mail-Konto - was durch die Freigabe von E-Mail-Boxen vermieden wird.
  • Da nicht sichergestellt ist, dass Absendende die Vertretung (falls genannt) kontaktieren bzw. bis zu Ihrem Urlaubsende warten, können der Hochschule durch Fristversäumnisse Schäden entstehen, die Reputation der Hochschule sinkt.
  • Sind in der E-Mail weitere Empfangende eingetragen (CC: oder BCC), erfahren diese nichts von Ihrer Abwesenheit bzw. AM.
  • Wenn Sie in der AM Vertretende benennen: Ob diese kontaktiert wurden, ob und wie sich diese kümmerten? Das erfahren Sie nicht, sondern müssen nachfragen, ggf. ist aber nun Ihre Vertretung im Urlaub (möglich auch: Sie fragen zur Klärung bei Absendenden nach - leider abwesend, schickt Ihnen eine AM...).
  • Social Hacking wird erleichtert, Kriminelle erfahren von unbesetzten Büros.
  • Der Hochschul-Maildienst bietet alles technisch Notwendige zur Abbildung von Vertretungsregelungen (Analogie: 'normale' Post) und wird in einigen Bereichen durch Freigaben erfolgreich gelebt:
  • Bedenken Sie auch Ihre persönliche Sicherheit: Sollen 'Spammer' (oder andere, Ihnen völlig unbekannte, Ihnen nicht unbedingt gewogene Menschen) automatisiert erfahren, dass Sie abwesend sind (ggf. Ihr Büro, Ihre Wohnung ohne Aufsicht), wann Sie geplant wiederkommen, wer Sie vertritt?
  • Unkontrolliert wird offenbart, welche realen Personen (inkl. E-Mail-Adressen, Telefonnummern etc.) Ämter/Funktionen innehaben bzw. Mitglieder von Mailing-Listen sind.
  • Angreifer nutzen gezielt Abwesenheiten aus, um Mitarbeitende mit vermeintlichen Vorgesetzten-Identitäten unter Druck zu setzen;
  • Eher heiter, leider mit ernstem Hintergrund: Sie haben sicher auch schon AM's mit amüsanten Inhalten bekommen, oder bei denen die Rücknahme versäumt wurde, oder von nicht mehr im Unternehmen tätigen usw.usf..
     

AM - Technische Gefahren:

  • Hochschulweit wirkende Spamfilter werden 'ausgetrickst', denn Sie selbst 'antworten' und es entsteht eine direkte Kommunikationsbeziehung zwischen Ihnen und Spammern (PS: Damit ist Ihre E-Mail-Adresse 'verifiziert', d.h. 'veredelt' und kann auf dem Spammer-E-Mail-Adressen-Markt noch gewinnbringender verkauft werden! Ein weiter unerwünschter Nebeneffekt: Sie erhalten künftig noch mehr SPAM!
  • 'Autofunktionen' verursachen bspw. E-Mail-Lawinen (Loops) und Aufwand bei der Bearbeitung der Beschwerden (bspw. verursacht durch Antworten auf Mailinglisten....);