Automatische Abwesenheitsmeldung/out of office/vacancy/Autoresponder

Technische Möglichkeiten wie Abwesenheitsmeldung/out of office/vacancy/Autoresponder bergen von Nutzenden nicht beeinflussbare, ggf. das komplette Mailsystem betreffende, Gefahren (siehe unten).

Die Abwesenheitsmeldung deckt keine ungeplanten Abwesenheiten (Erkrankung,...) ab.

Kopie-Empfangende erfahren nichts über die Abwesenheitsmeldung.

Social Hacking wird erleichtert, Kriminelle erfahren von unbesetzten Büros und: Bei Ihnen ist vermutlich Niemand 'zu Hause'.

Hochschulweite Spamfilter werden 'ausgetrickst', denn Sie 'antworten' . Sie - aber auch andere Hochschulangehörige - werden künftig mit noch mehr Spam belästigt.

Da nicht sichergestellt ist, dass Absendende die Vertretung (falls genannt) kontaktieren bzw. bis zu Ihrem Urlaubsende warten, können der Hochschule auf Grund von Fristversäumnissen Schäden entstehen; die Reputation der Hochschule sinkt in jedem Fall!

Der Hochschul-Maildienst bietet alles technisch Notwendige zur Abbildung von Vertretungsregelungen (Analogie: 'normale' Post) und wird in einigen Bereichen erfolgreich gelebt:
- Freigabe Ihrer Inbox/weitere Ordner ('lesend' oder 'lesend & schreibend');
- Weiterleitung(en) hochschulintern - siehe auch 'E-Mail-Weiterleitung...';
- automatische Filter- und Sortier-Möglichkeiten von E-Mails (Optionen -> Mail-Filter);
- Sie informieren Ihre Kommunikationspartner aktiv per E-Mail über Ihren Abwesenheitszeitraum (bspw. per Adressliste; Tipp nutzen Sie 'BCC:').

Darüber hinaus können Hochschul-Angehörige - auch von außerhalb - jederzeit auf ihr Mailkonto zugreifen und Einstellungen ändern.

Im IT-Ausschuss der Hochschule wurde diese Empfehlung im Rektorat beschlossen und wird von diesem getragen.

Handlungsempfehlungen

  • in der derzeit genutzten Art und Weise ist eine E-Mail nicht für vertrauliche Mitteilungen geeignet;
  • sorgen Sie bei Ihren Kommunikationspartnern dafür, dass diese Ihnen an Ihre dienstliche E-Mail-Adresse keine privaten oder vertraulichen E-Mails senden;
  • sorgen Sie dafür, dass bei ungeplanten, plötzlichen Abwesenheiten Ihr dienstliches E-Mail-Konto durch Ihre Vertretung oder eine Person Ihres Vertrauens bearbeitet werden kann.
    Falls Sie das nicht dauerhaft wollen: Geben Sie für den Notfall einer Person Ihres Vertrauens eine schriftliche Vollmacht.

 Erläuterungen:

  • Es gibt keine technische Möglichkeit, diese 'Autofunktionen' bestimmten E-Mail-Inhalten anzupassen. Bei einer funktionierenden Vertretungsregelung ist dies durch die Vertetung geregelt.
  • Spammer verifizieren auf diese Weise E-Mail-Adressen und können diese 'veredelten' gewinnbringend verkaufen! Nebeneffekt: Sie erhalten künftig noch mehr SPAM!
  • 'Autofunktionen' verursachen E-Mail-Lawinen, E-Mail-Loops - folgend enormen Aufwand bei der Bearbeitung der folgenden Beschwerden (bspw. verursacht durch Antworten auf Mailinglisten....);
  • Unternehmensweite Spam-Filter werden 'ausgehebelt', da durch die Autofunktion Kommunikationsbeziehungen in beide Richtungen verlaufen (bei 'normalem' Spam eben nicht);
  • Unkontrolliert(!) wird offenbart, welche realen Personen (inkl. E-Mail-Adressen, Telefonnummern etc.) hinter Ämtern/Funktionen/Maillisten 'stehen';
  • Angreifer nutzen gezielt Abwesenheiten aus, um Mitarbeitende mit vermeintlichen Identitäten unter Druck zu setzen;

Weitere Hinweise sind auf der Webseite des BSI zu finden.

Bedenken Sie auch Ihre persönliche Sicherheit!
Sollen alle Spammer (siehe Spamordner...) oder andere, Ihnen völlig unbekannte, Ihnen nicht unbedingt gewogene Menschen AUTOMATISIERT erfahren, dass
- Sie 'weg' sind (ggf. Ihr Wohnraum/Büro ohne Aufsicht ist?);
- wann Sie wiederkommen;
- wer Sie vertritt?

Wenn Sie Absendenden in Ihrer 'Abwesenheitsmail' mitteilen, an wen diese sich wenden mögen: Ob und wie diese das taten, erfahren Sie nicht, müssen nachfragen - sowohl bei Absendenden als auch Ihrer 'Vertretung'. Leider ist die aber gerade im Urlaub, wie auch Absendende - von deren Abwesenheit Sie über eine 'Abwesenheitsmitteilung' erfahren...