Speicher / Archiv

Mitarbeitende an der Hochschule Neubrandburg verfügen über jeweils 4 GByte Platz für E-Mails (für alle Ordner wie 'Inbox', 'Gesendet', 'Papierkorb' usw.).
Die Anzahl ist unbeschränkt, bei durchschnittlicher Größe sind das i.d.R. einige (zig-)tausende E-Mails.
Der Ordner 'Inbox' ist vergleichbar mit Ihrem 'analogen' Briefkasten (dienstliche, privat). Aus dem Sie Ihre Post entnehmen, bearbeiten; diesen jedoch nicht als 'Lager' oder gar 'Archiv' nutzen (das gilt analog für den Ordner 'Gesendet' - auch dafür gab es 'früher' eine analog Entsprechung ;-)).

Bitte bedenken Sie auch: Es kann eine Situationen eintreten, in der andere Menschen sich um Ihren E-Mail-Account kümmern müssen. Das wird ihnen leichter fallen, wenn sie ein geordnetes Arbeitsfeld vorfinden...

Falls Sie an Speichergrenzen stoßen, helfen Ihnen mglw. diese Tipps:

• Heben Sie nur relevante E-Mails auf (auch aus dem Ordner 'Gesendet');
• Anhänge können in E-Mail-Clients wie bspw. Thunderbird abgetrennt und separat gespeichert und gelöscht werden (mit/ohne Speicherung des Bezugs auf den Anhang);
• Bearbeiten Sie Ihre E-Mails zeitnah, auch in Stresssituationen, bevor der 'Berg' ungelesener/unbearbeiteter E-Mails Sie erschlägt. Erfahrungsgemäß wird es auch 'bald' keine 'Mehrzeit' geben, die Ihnen Gelegenheit zur Nacharbeit gibt...

E-Mails, die operativ nicht mehr benötigt werden, können archiviert werden?
Es gibt gute (z.T. kostenpflichtige) E-Mail-Archivierungs-Apps. Achten Sie darauf, dass diese (vermutlich) NICHT auf dem Server archivieren - das 'spart' keinen Platz.
Die APPs sollten kompatibel zu der von Ihnen genutzten Technik/den Programmen sein und auch in 'x' Jahren die Reaktivierung erlauben.

Relativ einfach: Zu archivierende E-Mails in den Bereich 'Lokale Ordner' (kann umbenannt werden) verschieben. Die Ordnerstruktur können Sie selbständig festlegen!

ACHTUNG ACHTUNG ACHTUNG: Dies sollten Sie nur machen, wenn Ihr E-Mail-Profil auf einem Netzlaufwerk (bspw. H:\) liegt, das gesichert wird inkl. der 'Lokale Ordner'!
Ihr Speicherplatz auf Ihrem Home-Laufwerk wird verringert, jedoch ist Datenverlust ausgeschlossen.
Um das zu klären, sprechen Sie bitte mit Ihrem zuständigen Administrator.