Freigabe der Inbox bzw. weiterer Mailboxen

Sie können anderen Hochschulangehörigen Ihre Inbox (oder/und weitere Boxen) freischalten und jeweils  Rechte zum Lesen oder Lesen/Schreiben geben.

Freigaben sind ist selbstständig zu aktivieren/deaktivieren - das kann nicht nachträglich durch Andere erledigt werden. Diese können ggf. dauerhaft eingestellt bleiben. Ob die Mailboxen abonniert werden, liegt dann in der Hand der Abonnementberechtigten. So ist bei ungeplanten Ausfällen ein ungehinderter Informationsfluss möglich.

Auf der Webmail-Schnittstelle 'Convergence' finden Sie diese Funkton unter:

Anmelden --> Mail -> rechte Maustaste auf das Verzeichnis, siehe Bild

Achtung: ALLE E-Mails in den freigegebenen Ordnern können von den dann 'Befugten'  gesehen werden.

Weiterleitung der E-Mail

Da wo Reaktionen während geplanter oder un- Abwesenheiten notwendig sind, sollte die Funktioon 'Freigeben von Mailboxen' (statt automatischer Weiterleitung) genutzt werden.

Diese kann ggf. dauerhaft eingestellt bleiben. Ob die Mailboxen abonniert werden, liegt dann in der Hand der Abonnementberechtigten. So ist auch bei ungeplanten Ausfällen ein ungehinderter Informationsfluss möglich.

Die E-Mail-Weiterleitung ist selbstständig zu aktivieren - das kann nicht nachträglich durch Andere erledigt werden (siehe auch oben)!

Auf der WebMail-Schnittstelle 'Convergence' finden Sie diese Funkton unter:

Anmelden --> Optionen --> Mail --> Lokales Konto --> Weiterleiten (siehe Bild).

Achtung: Die Weiterleitung 'funktioniert' natürlich erst ab dem Zeitpunkt der Aktivierung!

Achtung 2:  Sie können nur an E-Mail-Adressen der Hochschule weiterleiten, die Weiterleitung an externe Adressen ist aus rechtlichen Gründen nicht zulässig. Weitere Informationen erhalten Sie im folgenden...

Regelung zur automatisierten Weiterleitung von Hochschul-E-Mails auf private E-Mailadressen

Regelung zur automatisierten Weiterleitung von Hochschul-E-Mails auf private E-Mailadressen

Betroffener Personenkreis: Alle Hochschulangehörigen

Abschaltung der Möglichkeit zur Einstellung einer automatischen Weiterleitung von Hochschul-E-Mailkonten auf private / externe E-Mailkonten

Aufgrund der rechtlichen Rahmenbedingungen und insbesondere aufgrund datenschutzrechtlicher Aspekte sieht sich die Hochschule veranlasst, diese Maßnahme durchzuführen. Für Professorinnen und Professoren, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der gesamten Hochschule, einschließlich in Projekten und An-Instituten erfolgte die Abschaltung bereits zum 3. April 2017, für Studierende tritt die Regelung ab dem 1.September 2017 in Kraft.

Der Abschaltung der Möglichkeit zur Einstellung einer automatischen Weiterleitung dienstlicher E-Mails liegt ein Rektoratsbeschluss zugrunde, der durch die Stellungnahmen des IT-Sicherheitsbeauftragten, des Justiziars und der Datenschutzbeauftragten unterstützt wird.

Entscheidender Grund dieser Maßnahme ist, dass bei der Weiterleitung dienstlicher E-Mails auf private E-Mail-Accounts diese die geschützten Server der Hochschule verlassen und auf fremden Servern gespeichert werden. Dort sind die E-Mails nicht mehr ausreichend geschützt. Zahlreiche Vorfälle von massenhaftem Datendiebstahl und Hackerangriffen auf private Anbieter in den vergangenen Jahren zeigen, dass dies zu einem Sicherheitsrisiko führt, welches die Hochschule nicht kontrollieren kann. Zudem erlauben die Nutzungsbedingungen einiger großer Mail-Account-Anbieter, dass diese die Inhalte der E-Mails analysieren und für Werbezwecke nutzen dürfen.

An dieser Stelle sei darauf verwiesen, dass auch die manuelle Weiterleitung auf private E-Mailkonten, die dann nach wie vor möglich ist, ein datenschutzrechtliches Problem darstellt. Hier entscheidet jeder selbst und muss die Verantwortung eigenständig für Folgen tragen. Beamte und Angestellte sind durch die gesetzlich verankerte Verschwiegenheitspflicht verpflichtet, dienstliche Angelegenheiten vertraulich zu behandeln und vor fremdem Zugriff zu schützen.

Die Weiterleitung dienstlicher E-Mails innerhalb der Hochschule auf andere Dienst-E-Mailkonten ist erlaubt und stellt keinen Verstoß dar, da die Dienst-E-Mails innerhalb der Dienststelle (Hochschule) verbleiben.

Weiterführende Informationen finden Sie auf den Seiten des DFN-Vereins:

https://www.dfn.de/rechtimdfn/dfn-infobrief-recht/infobriefe/

https://www.dfn.de/fileadmin/3Beratung/Recht/1infobriefearchiv/2015/Infobrief_Recht_06-2015.pdf

https://www.dfn.de/fileadmin/3Beratung/Recht/1infobriefearchiv/2015/Infobrief_Recht_07-2015.pdf