Digitale Kontakterfassung

Die Hochschule Neubrandenburg ist gemäß Corona-LVO M-V vom 31. Oktober 2020 (GVOBl. M-V. S 926), § 8 Abs. 2 und Anlage 37 sowie § 2 Abs. 9 und Anlage 9  dazu angehalten, eine zeitliche und räumliche Anwesenheitserfassung von Personen vorzunehmen.

Diese Nachverfolgung von Hochschulmitgliedern zum Zwecke der Unterbrechung von Infektionsketten werden wir nun durch eine digitale Lösung wesentlich beschleunigen. Damit soll die umständliche und zeitaufwändige Kontaktdatenerfassung mittels Papierzetteln oder –listen weitgehend entfallen, um im Falle einer Anfrage des Gesundheitsamts Neubrandenburg die von dort verlangten Kontaktdaten viel schneller identifiziert und dorthin gegeben werden können.

Anleitung

Erfahren Sie in anschaulichen Schritte, wie die Kontakterfassung funktioniert.

Das Verfahren

Die Kontakterfassung wird mittels des Features „Corona Tracking“ der UniNow GmbH erfolgen. Die Hochschule Neubrandenburg hat - unabhängig dieses Features - am 19.06.2020 eine Kooperationsvereinbarung mit der UniNow GmbH abgeschlossen. Die App wird seit Beginn des Wintersemesters 2020/21 als offizielle Hochschul-App genutzt.

Wo findet die digitale Kontakterfassung statt?

Jeder Raum an der Hochschule Neubrandenburg mit Publikumsverkehr, ausgenommen sind die Mensa und Cafeteria als auch Büros von Lehrenden und Mitarbeitenden, wird mittels eines dedizierten raumspezifischen Codes identifiziert. Dieser Code wird in Form von Ausdrucken mittels QR-Codes als auch mittels Links an und in jedem Raum bekanntgegeben.

Wie funktioniert die Erfassung?

Jede Person, welche einen Raum betritt, scannt entweder den angegebenen QR-Code oder besucht den angegeben Link. Beide Funktionen können auch unabhängig der UniNow-App genutzt werden, da unabhängig des Aufrufs ein webbasiertes Formular generiert wird. Durch die erstmalige Angabe von personenbezogenen Merkmalen wird der sog. Check-in in den Raum durchgeführt. Beim Verlassen des Raumes wird der QR-Code erneut gescannt (bzw. der Link aufgerufen), so dass der sog. Check-out durchgeführt wird.

In unserer Anleitung erfahren Sie in anschaulichen Schritten, welche Maßnahmen Sie für die Kontakterfassung ergreifen müssen.

Welche Daten werden erfasst?

Die digitale Lösung lässt im genannten webbasierten Formular die Auswahl der Statusgruppe der betreffenden Person zu. Dabei wird zwischen Studierenden, Lehrenden/Mitarbeitenden oder Gäste gewählt werden. Je nach gewählter Statusgruppe werden folgende Merkmale abgefragt, die nach erstmaligem Check-in voreingestellt bleiben und so nicht bei jedem weiteren Check-in oder Check-out eingegeben werden müssen.

  • Studierende: Matrikelnummer, Telefonnummer, Uhrzeit und Datum des Check-ins, Uhrzeit und Datum des Check-outs, Gecheckter Raum, Mitanwesende
  • Mitarbeitende, Lehrende: Nutzername des Hochschulkontos, Telefonnummer, Uhrzeit und Datum des Check-ins, Uhrzeit und Datum des Check-outs, Gecheckter Raum, Mitanwesende
  • Gäste: Vorname und Name, Telefonnummer, Anschrift, Uhrzeit und Datum des Check-ins, Uhrzeit und Datum des Check-outs, Gecheckter Raum, Mitanwesende

Grundsätzlich verfügt die Hochschule über die Telefonnummern der Studierenden, zur Sicherstellung der Verfügbar aktueller Telefonnummern wird diese jedoch abgefragt. Über die Telefonnummer von Mitarbeitenden und Lehrenden verfügt die Hochschule in den allermeisten Fällen nicht, so dass diese von Mitgliedern dieser Statusgruppe angeben werden muss.

Die Daten

Die Daten werden von der UniNow GmbH über eine gesicherte Verbindung auf Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Die Daten sind grundsätzlich derart verschlüsselt, dass nur Inhaber beider Teile eines kryptographischen Schlüsselpaares einen Zugriff auf die personenbezogenen Merkmale und der jeweiligen zeitlichen und räumlichen Anwesenheit haben. Zur Definition der Rahmenbedingungen der Speicherung der Daten und den technisch-organisatorischen Maßnahmen hat die Hochschule Neubrandenburg eine Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO mit der UniNow GmbH abgeschlossen.

Zugriff auf die Daten

Im Infektionsfall und damit im Falle der Notwendigkeit der Extraktion der Anwesenheiten aus der oben dargestellten Lösung werden diese als Excel-Listen ausgeleitet. Diese Aufstellung kann räumlich oder zeitlich erfolgen und enthält neben dem Raum auch Datum und Uhrzeit des Check-ins und Check-outs.

  • Für in der Liste aufgeführten Studierenden werden die erfassten Informationen (Matrikelnummer und Telefonnum-mer) durch Mitarbeiter des Referates Digitalisierung über eine Schnittstelle zum studierendendatenführenden System angereichert.
  • Für in der Liste aufgeführten Mitarbeitende und Lehrende sind zum Zeitpunkt der Datenextraktion lediglich der Nutzername des Hochschulkontos und die Telefonnummer vorhanden. Die Anreicherung mit weiteren Kontaktinformationen wie die Anschrift wird nicht über eine Schnittstelle erfolgen. Die datenextrahierende Person wird diese Informationen dann in Anwesenheit eines Mitglieds der entsprechenden Personalrates über das Dezernat IIP - Personal einholen und die Liste somit manuell anreichern.
  • Für in der Liste aufgeführten Gäste, wenn überhaupt unter den jeweiligen rechtlichen Rahmenbedingungen vorhanden, ist keine weitere Anreicherung notwendig.
Löschung der Daten

Die erfassten zeitlichen und räumlichen Anwesenheitsdaten werden in der Lösung der UniNow GmbH automatisch nach vier Wochen gelöscht, nähere Details dazu sind auch im Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben. Die etwaig extrahierten Excel-Listen mit angereichten Kontaktdaten werden von den Arbeitsplätzen der Verantwortlichen nach Übersendung an das Gsundheitsamt unverzüglich gelöscht.

Verantwortlichkeiten und Ansprechpersonen

Wie skizziert, können die Anwesenheitsdaten ausschließlich von Inhaber des kryptographischen Schlüsselpaares extrahiert werden. Mit Entscheidung der Hochschulleitung und des Krisenstabes vom 31. Oktober 2020 werden folgende Mitarbeitende jeweils beide Teile des Schlüsselpaar besitzen.

Für die Nutzung der Lösung, für den Kontakt zum Gesundheitsamt und zur Ausleistung der erfassten Daten:

Sabrina Perschall M.Sc.
Dez. III - Technik u. Organisation: Teamleitung innerer Dienst
Raum 407 - Haus 1
0395 5693 - 1301
0395 5693 - 71301

Für den technischen Betrieb der Lösung und für den Kontakt zur UniNow GmbH:

Matthias Wetzel M.Sc.
Stabsstelle des Rektorates: Digitalisierung: Projektleiter Digitalisierung
Raum 361 - Haus 1
0395 5693 - 1050
0395 5693 - 71050

Der Zugriff auf die personenbezogenen Daten von Mitarbeitenden wird generell nur in Anwesenheit eines betreffenden Personalratsmitgliedes vorgenommen.