Digitale Bibliothek Neubrandenburg

Hinweise zur Archivierung und Veröffentlichung studentischer Abschlussarbeiten

Mit der Bereitstellung studentischer Abschlussarbeiten in der Digibib unterstützt die Hochschule Neubrandenburg den Open-Access-Gedanken, nach dem freier Zugang zu wissenschaftlichen Informationen ermöglicht wird.

Folgende Informationen helfen Ihnen dabei, Ihre Abschlussarbeit gemäß Prüfungsordnung zu archivieren und nach Wunsch auch zu veröffentlichen.

Schritte zur Archivierung und Veröffentlichung in der Digibib:

1. Die Arbeit abschließend in Word überprüfen

BEVOR Sie das PDF erstellen prüfen Sie in Word:

  1. Stimmen noch alle Seitenumbrüche?
    • Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, vergessen Sie nicht, auch das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren.
  2. Ist die URN auf der Titelseite eingefügt?
    • Die URN haben Sie vom Prüfungsamt erhalten.
  3. Wurden die Datenschutzbestimmungen beachtet?
    • Keine persönlichen Angaben auf dem Titelblatt (z.B. Matrikelnummer, Adresse, Geburtsdatum)
    • Anonymisierung von Personen/Institutionen, die Bestandteil Ihrer Arbeit sind (z.B. Transkripte, Emails)
2. Die Arbeit als PDF speichern
Durch das Anklicken von „Speichern“ starten Sie die Konvertierung. Anschließend wird die Datei erzeugt und das entstandene PDF-Dokument zur Kontrolle geöffnet.
  1. Menü Datei > Speichern unter (oder F12)
  2. Zielverzeichnis auswählen
  3. Dateiname nach diesen Regeln vergeben:
    <Typ der Arbeit> - <Nachname> - <Jahr>
    z.B.  Bachelorarbeit-Mustermann-2016.pdf und evtl. Anhang-Mustermann-2016.zip
  4. Dateityp „PDF (*pdf)“ auswählen
  5. Nur mit MS Word 2010 erforderlich
    PDF/A Datei (Langzeit-Archivierungsformat) erzeugen: Dazu wählen Sie nach der Einstellung des Dateityps „PDF  (*pdf)“ noch das Dialogfeld „Optionen“ und stellen es als Format „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)“ ein.
  6. Speichern
  7. Alle Anhänge, die sich nicht in die Arbeit integrieren lassen (z.B. Zeichnungen und Pläne), wandeln Sie bitte in ein PDF um und geben sie als eine gepackte Datei im ZIP-Format ab (max. 200 MB).
3. Das Abgabeformular herunterladen und ausfüllen

Um die Arbeit in der Digitalen Bibliothek zu archivieren, benötigt die Hochschulbibliothek das Abgabeformular, welches von Ihnen vollständig ausgefüllt und unterschrieben werden muss.

Sie können im Rahmen der Archivierung Ihrer Abschlussarbeit einer Veröffentlichung in der Digibib zustimmen (ggf. nach einer Sperrfrist). 

1. Abgabeformular herunterladen (pdf)

2. Formular abspeichern

3. Formular ausfüllen

  • Bei zwei Autoren wird nur eine URN verwendet, jedoch muss jeder Autor ein eigenes Abgabeformular einreichen.
  • Es müssen beide Betreuer/Prüfer angegeben werden.
  • Das Abstract darf nicht mehr als 600 Zeichen lang sein. Geben Sie max. 5 Schlagworte an. 
  • Die englischen Angaben sind optional.
  • Auf Seite 3 ist die Erklärung des Betreuers auszufüllen.

4. Datei drucken

5. Unterschrift

  • Mit Ihrer Unterschrift stimmen sie (wenn angekreuzt) der Veröffentlichung zu und versichern, dass Ihre Arbeit keine Rechte Dritter (z.B. Urheberrechte) verletzt.
4. Abgabe der Abschlussarbeit beim Prüfungsamt

Erzeugen Sie eine CD, auf der Sie die Abschlussarbeit und eventuelle Anhänge speichern. Beschriften Sie die CD mit Ihrem Namen und der URN.

Bitte prüfen:

  • Haben Sie das Kreuz an der Stelle „Erklärung des Absolventen“ gesetzt?
  • Ist das Abgabeformular unterschrieben?
  • Ist die Abschlussarbeit wirklich auf dem Datenträger abgespeichert und kann sie geöffnet werden?
    • Die CD darf nicht mit einem Schreibschutz versehen werden.
    • Die Arbeit und der Anhang dürfen die maximale Größe von 200MB im Zip-Format nicht überschreiten.

Geben Sie dann die CD zusammen mit dem unterschriebenen Abgabeformular und den gedruckten Exemplaren Ihrer Arbeit im Prüfungsamt ab.

Voraussetzungen

Damit Ihre Arbeit archiviert und evt. veröffentlicht werden kann, muss sie bestimmte Kriterien erfüllen:

  • URN: Mit Abgabe des Anmeldeformulars im Prüfungsamt erhalten Sie von dort eine URN, die notwendig für die Archivierung der Arbeit ist. Wir bitten Sie, diese URN in die Titelseite Ihrer Arbeit zu integrieren.
    Eine URN ist ein weltweit eindeutiger Identifikator für Dokumente im Internet (analog zur ISBN für ein gedrucktes Buch). 
  • Zusammenfassung (Abstract): Für die Veröffentlichung Ihrer Arbeit in der Digitalen Bibliothek wird eine Zusammenfassung benötigt. Diese soll den Inhalt der Arbeit kurz wiedergeben und nicht mehr als 600 Zeichen umfassen.
    Bei Abschlussarbeiten, die in einer Fremdsprache verfasst worden sind, bitten wir Sie, den Abstract in Originalsprache und als deutsche Übersetzung abzuliefern. Die Zusammenfassung und ihre Übersetzung sollte ebenfalls Bestandteil Ihrer Arbeit sein.
  • Format und Name der Datei: Die Arbeit muss im PDF-Format gespeichert sein, aus einer Datei bestehen und die gesamte Arbeit umfassen.

Hinweise

Archivierung und Veröffentlichung

  • Die Archivierung der Abschlussarbeiten an der Hochschule Neubrandenburg ist laut Prüfungsordnung Pflicht, die Veröffentlichung in der Digibib erfolgt freiwillig.
  • Nach Ihrer Veröffentlichung stehen die Abschlussarbeiten in der Digibib weltweit online zur Verfügung und werden von der Bibliothek dauerhaft archiviert. Die Dokumente sind über Bibliothekskataloge und Suchmaschinen im Internet erschlossen und zugänglich.
  • Sperrvermerk: Wenn Sie Ihre Abschlussarbeit erst nach einer temporären Sperre veröffentlichen lassen möchten, ist dies mit einem Sperrvermerk möglich. Sie können mit einem Sperrvermerk Ihren individuellen Veröffentlichungstermin der Digitalen Bibliothek mitteilen, sodass erst ab diesem Termin die Abschlussarbeit veröffentlicht wird.
  • Wenn Sie keine Veröffentlichung Ihrer Abschlussarbeit wünschen, weil sie beispielsweise sensible Daten eines Unternehmens beinhaltet, wird sie in der Digitalen Bibliothek ausschließlich archiviert. Wir legen hierbei besonderen Wert auf den Datenschutz.
    Sollten Sie eine spätere Veröffentlichung wünschen, ist dies innerhalb von 5 Jahren nach Abgabe möglich.